如何建立企業的合規文化
張立

中國石油技術開發公司

摘    要：

隨著企業的快速發展, 企業在經營管理中面對越來越多的危機和風險, 對企業的規范運行提出了更高的要求。合規的企業文化和規范的經營模式, 是公司可持續發展和長治久安的基礎, 是公司穩健發展的動力和保障。建立企業的合規文化不僅要樹立全員合規理念, 而且高層人員要率先垂范、制度建設要科學實用、激勵約束要嚴格有效、教育培訓要持續強化、監督檢查要全面深入。

關鍵詞：

企業合規文化; 合規管理; 合規文化建立;

作者簡介： 張立, 中國石油天然氣集團公司第20期中青年干部培訓班學員, 中國石油技術開發公司副總會計師。;

合規是建設法治企業的基石, 是企業經營運作的底線。企業將合規管理貫穿于經營活動與管理過程的每一個環節, 讓合規的理念深入到每位員工的頭腦中, 并成為自覺的行動落實到日常工作中, 逐漸形成員工的工作習慣, 從而凝結為公司的合規文化。建立合規文化對于提高企業管控能力, 防范企業風險, 樹立企業良好形象, 推動企業持續健康發展具有重要意義。

一、對合規文化的理解

(一) 合規的概念

合規是指企業及其員工遵守所在國法律法規、外部監管規定、行業的自律準則, 以及企業自己制定的內部規章制度的總稱。廣義的合規是泛指企業經營管理活動和全體員工對所有適用法律法規、制度規定和職業操守的普遍遵從。狹義的合規是專指企業對反商業賄賂、反利益輸送、反壟斷和反不正當競爭等法律及制度規定的遵守, 側重企業對外商務活動。

(二) 合規管理

合規管理是指企業按照外部法律法規的要求制定內部的規章制度, 監督內部規范的執行, 對違規行為進行早期預警, 防范、控制、規避合規風險的一整套管理活動和機制。合規管理的目的是使企業免受因違規而帶來的法律制裁或財務、聲譽等方面的損失, 確保企業合規穩健運行。合規管理不同于法律管理、內控管理等其他管理, 合規管理側重對“人”的管理, 主要防控“人”的風險, 涵蓋的范圍不僅僅包括法律管理、內控管理, 還包括如因不遵守誠實守信和道德行為的準則而遭受聲譽甚至財務損失的風險、包括對外商務活動中的反商業賄賂等方面的內容。

(三) 合規文化

1. 從制度管人到文化育人。

很多企業制定了大量的制度, 但是為什么還出現違規現象呢?制度管理人, 但是為什么管不住人呢?“天下之事, 不難于立法, 而難于法之必行;不難于聽言, 而難于言之必效” (張居正) , 一個主要原因是制度沒有被完全、不折不扣地執行。什么能促使員工自覺自律地去遵守規章制度呢?那就是文化。制度發揮作用靠的是監督, 而文化的力量是教育人、感染人自覺自律地去執行制度, 靠的是自律, 它是企業員工將在制度規范下的日常行為形成習慣后積淀而成的, 是由員工共同創造的, 并且是一種持續的教育力量。

2. 合規文化。

從合規管理到合規文化, 就是要從管理制度的“要我做”到合規文化的“我要做”。合規文化突出的特征是它強調人人合規, 合規的觀念和意識入腦、入心、入行動, 促進每個人的自覺和自律。合規文化的真正內涵并不體現在員工對公司各項規章有多么透徹的了解, 而在于努力把合規精神、合規意識、合規觀念熔鑄到頭腦之內, 體現于日常行為之中。合規需要身體力行, 合規需要認真踐行, 從而實現人人合規、處處合規、時時合規的文化氛圍。

二、建立合規文化的意義

恪守合規管理價值觀, 是企業基業永存和長治久安的基礎。

(一) 建立合規文化防范企業合規風險

美國安然公司的假賬事件、三鹿集團的三聚氰胺事件、西門子的“賄賂門”事件, 由于違規和違法操作, 這些企業都面臨了巨大的合規風險, 信譽受到重大損失。在實際工作中, 一些企業的管理者由于追求短期的經濟效益, 而忽視合規風險的管理, 關注于完成考核業績指標、市場開發、擴大經營規模, 滿足客戶需求等, 而輕視業務的合法、合規管理。比如在未按照規定進行相關可行性分析、環評報告、安全評估情況下, 為了獲取規模效益倉促上投資項目;如在海外業務中為了獲取合同額, 倉促簽約, 對合同條款疏于研究, 致使合同執行過程中違規操作, 面臨業主的罰款;又如為了獲取經濟效益而違背道德和法律等等。建立合規文化就是要管理合規風險, 保護企業免于發生重大風險事件, 防范因追求短期利益, 違規操作而帶來賠償、罰款、訴訟、甚至被逐出市場的風險。

(二) 建立合規文化增強企業競爭能力

合規文化不僅關系到個人工作的規范與效率, 更關系到企業利益與形象, 進而影響到行業的健康發展。健全良好的合規管理可以改善企業形象, 提高企業的透明度和美譽度, 使員工能夠在陽光的氛圍里工作, 激發大家創業、創新的激情。在誠信、合規基礎上發展的企業才能夠凝聚人心、凝聚力量、形成企業的競爭力, 才能推動企業不斷發展。

(三) 建立合規文化創造企業價值

合規管理的目的就是保護企業的利益。合規管理創造價值, 即通過合規管理, 減少企業因違法違規而受到法律制裁或監管處罰的可能性, 相應避免或控制企業財產或聲譽受損的不利后果, 控制風險, 減少違規付出的成本, 就是為企業創造了價值。

(四) 建立合規文化提高制度執行力

制度的生命力在于貫徹執行, 建立合規文化就是在文化引領下提高員工對制度的執行力, 成為員工自覺、自律、自省的行為, “其身正, 毋令則行, 其身不正, 雖令毋從”, 讓合規文化在制度管不著的地方起作用, 在制度止步的地方掘進, 從而促進企業形成高效的治理環境。

三、如何建立企業的合規文化

在合規文化的構建過程中, 企業通過樹立合規理念、加強合規管理、倡導合規風氣, 營造合規氛圍來建立企業的合規文化。

(一) 全員要樹立合規理念

合規文化的核心理念是全員合規、主動合規、合規創造價值。企業管理層要教育員工認識到, 誠信、合規的方式是企業最節約的發展方式, 無論是完成業務指標, 還是上級命令, 冒道德、違規、違法風險獲取的利益, 必將付出慘痛的代價和成本, 讓員工從思想意識上形成人人主動合規的境界, 引導員工對日常合規的自覺行動和追求, 逐漸將自覺的合規意識強化為員工共識和工作習慣, 提升自身合規履職能力。在企業中倡導“合規人人有責”的責任意識, “合規創造價值”的價值理念, “違規必究”的警示意識, 將合規文化根植于全員心中, 成為全員自覺遵守的行為準則。

企業通過入職教育、管理培訓、網站、宣傳冊 (欄) 、企業文化等各種方式持之以恒地宣貫合規理念, 時刻給員工以提醒和警示, 讓合規的觀念和意識體現在員工的每個行為、每個崗位、每個業務環節中。同時還要向企業的供應商、分包商、客戶、代理等宣傳企業的合規理念, 促使與企業有業務往來關系的所有人員在商業活動中都能夠遵循法律、規則和標準, 奉行誠信與正直的職業操守和價值觀念, 遵守法紀底線, 樹立企業合規形象。

(二) 高層人員要率先垂范

孔子云:“子帥以正, 孰敢不正?”企業的高層人員對合規文化的理解, 決定著整個企業對合規管理的態度。只要高層管理人員的合規意識健全了, 以身作則履行合規職責, 就會起到強大的示范和引領效應, 進而帶動員工, 形成企業良好的合規風氣, 合規文化才有了扎根企業的肥沃土壤。只有高層人員重視合規管理, 才能支持合規管理人員的工作, 才能讓合規人員的意見在重大決策中真正發揮合規審查的作用, 所以高層的合規管理意識是合規文化建設的決定性因素, 影響著整體的合規文化構建。

(三) 制度建設要科學實用

具有較強執行力的管理制度必須要科學、實用。企業制定了大量的規章制度, 但是員工的接受度較低, 制度的內容重復交叉, 制度的經常性修訂, 使制度失去了嚴肅性和權威性, 員工難以對照執行, 也就無從判別自己的行為了。

提升規章制度的科學性首先要有針對性, 要反映管理規律和實際情況, 針對要解決的問題提出管理措施, 讓員工能夠一目了然。其次是民主性。通常制定制度的相關職能部門, 存在部門傾向, 征求各方意見時也是走過場。民主性就是讓員工參與制度的制定, 廣泛征求員工意見, 多方參與立制, 包括高層管理人員、中層干部、專家等, 讓員工理解制度制定的必要性、針對性, 明白“為什么這么做”, “應當如何做”。

提升制度的實用性是條文要明晰、具體、有可操作性。制度要具體、細化, 明確告知具體的操作流程, 使員工易消化吸收, 在遵守過程中按“指令化”程序執行, 便于分清職責, 落實責任。只有落到實處的規范制度, 才有可能產生實效, 才有可能降低違規成本。

(四) 激勵約束要嚴格有效

制度設計和制度執行上要有嚴格的激勵約束機制, 包括責任制、問責制。對員工在工作中的合規表現要進行評價考核, 合規工作做得好, 或是抵制違規行為的員工要進行獎勵和表彰;對違反規定、制度、不道德的行為要問責, 及時查處、嚴格追究。把合規考核情況作為員工評選先進、晉級、提升的依據, 讓違規人員意識到違規的慘痛代價和高額成本。有效的激勵約束機制就是讓員工思想上明白不必違規, 嚴格的追究懲處就是讓員工行為上不敢違規。

(五) 教育培訓要持續強化

通過持續的教育培訓讓員工知法、懂規矩, 才能遵法、守紀律, 提升員工的自身修養和素質, 讓依法合規成為員工自覺自律的行為。

合規培訓強調的是全員培訓, 并且培訓要形成制度化, 長期化。持續地對員工進行合規知識的培訓和案例的警示教育。重點加強對高層管理人員、關鍵部門、要害崗位人員、合規管理人員的培訓和教育;針對不同人員制定相應的培訓內容;要根據法律、規章、制度的變化, 與時俱進地開展相應的培訓和教育, 特別是海外業務所在國的法律發生變化時;要加強對案例的剖析和警醒教育, 大力宣傳遵紀守法、弘揚正氣的先進典型, 同時公開典型違規案例和違規違紀責任人, 對員工進行警示教育。

(六) 監督檢查要全面深入

充分發揮內控、審計、紀檢監察部門的監管作用, 加強對日常業務操作、流程的全面、深入檢查、監控, 通過相互查找問題、分析潛在風險以及執行定期通報和督促整改等舉措, 促使員工相互監督。重點監管商務領域活動、高層管理人員、關鍵部門、要害崗位等, 加強過程中的監督管理, 將其業務流程公開、透明、受控。檢查監管中發現的不合規甚至嚴重違規的行為, 必須進行嚴肅查處, 否則, 就失去了監督檢查的權威性, 很難起到督導落實的效果。